Når du køber en licens til Cup123 på Cup123.dk gives den til den organisation (klub, forbund, union), som du har registreret.
Den registrerede organisation må installere og køre Cup123 på et vilkårligt antal computere med henblik på planlægning eller afvikling af stævner, som den registrerede organisation er den officielle arrangør for, og KUN til dette formål. Det er ikke tilladt for organisationer, der har andre organisationer som medlemmer at videregive Cup123 licens til medlemsorganisationerne. Hver medlemsorganisation skal købe sin egen licens. Som et eksempel kan gives et regionalt eller nationalt forbund, der har lokale klubber som medlemmer. Det regionale eller nationale forbund må kun bruge sin licens til f.eks. regionale og nationale mesterskaber, hvor det regionale eller nationale forbund er officiel arrangør.
For lokale stævner arrangeret af lokale klubber skal de lokale klubber købe deres egen licens.
Navnet på den registrerede organisation er trykt på alle udskrifter. Det er under ingen omstændigheder tilladt at fjerne dette navn. Navnet skal vises på alle offentliggjorte dokumenter helt eller delvist produceret af Cup123.
Alle licenser giver mulighed for at publicere stævner på Cup123.dk. Der er en begrænsning på 20 stævner pr. organisation samtidigt.
Hvis denne grænse nås kan man slette gamle stævner og hermed opnå mulighed for at publicere nye stævner.
For licenser, som gælder for et begrænset antal hold er der følgende særlige betingelser:
- Antallet af hold i et stævne defineres som summen af antal hold i hver enkelt række.
- Det ikke tilladt at publicere mere end et stævne med afviklingsdato indenfor samme 4-dages periode.
Såfremt dette ønskes skal stævnerne slås sammen og publiceres som et stævne eller der skal opgraderes til en licens med ubegrænset antal hold.